Logiciels de caisse : vos nouvelles obligations de conformité après la loi de finances 2025

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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA qui encaisse des règlements de clients particuliers via un logiciel ou système de caisse doit s’assurer que cet outil répond aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage prévues à l’article 286 I-3° bis du CGI. Mais la loi de finances 2025 (art. 43) change la donne : l’auto-attestation de l’éditeur n’est plus reconnue. Désormais, seule une certification délivrée par un organisme accrédité (NF525 ou LNE) prouve la conformité du logiciel de caisse (economie.gouv.fr, infocert.org).

Logiciel ou système de caisse : de quoi parle-t-on ?

Un logiciel (ou système) de caisse est une solution informatique qui enregistre et conserve les paiements reçus en contrepartie de ventes de marchandises ou de prestations de services (entreprendre.service-public.fr). L’usage de ce type d’outil n’est pas obligatoire ; cependant, si vous en utilisez un, il doit être conforme à la réglementation en vigueur.

Rappel des exigences anti-fraude

Pour lutter contre la dissimulation de recettes, le logiciel doit garantir :

Exigence	Contenu	Référence
Inaltérabilité	impossibilité de modifier les données sans trace	CGI 286 I-3° bis
Sécurisation	chaînage / signature électronique des enregistrements	BOFiP « TVA – DECLA-30-10-30 » (bofip.impots.gouv.fr)
Conservation	stockage lisible 6 ans + 3 ans sous conditions	idem
Archivage	gel périodique & datation certifiée	idem

Ce que change la loi de finances 2025

Avant le 16 février 2025	Depuis le 16 février 2025
L’éditeur pouvait fournir une simple attestation individuelle pour prouver la conformité.	Auto-attestation supprimée ; seule la certification par organisme accrédité (AFNOR NF525 ou LNE) est valable (economie.gouv.fr, legifrance.gouv.fr).

Calendrier transitoire officiel

Période	Dispositif accepté	Actions recommandées
16 février → 31 août 2025	Dernière tolérance de l’attestation individuelle de l’éditeur (bofip.impots.gouv.fr)	• Recueillir l’attestation si elle existe encore• Lancer sans délai la démarche de certification
1ᵉʳ septembre 2025 → 28 février 2026	Le logiciel doit : être certifié OU l’éditeur doit avoir signé un engagement écrit (contrat, devis, bon de commande) avec un organisme certificateur (legifiscal.fr)	• Exiger cet engagement de votre éditeur• Actualiser vos contrats de maintenance
À partir du 1ᵉʳ mars 2026	Seul un logiciel certifié pourra être utilisé	• Conserver le certificat NF525 / LNE• Mettre à jour vos procédures internes

Comment obtenir (ou vérifier) la certification ?

Les certifications obligatoires à vérifier auprès de votre éditeur :

NF525 (AFNOR) : référence la plus répandue ; audit basé sur la norme AFNOR NF525 (sécurité, traçabilité, archivage).
LNE : délivrée par le Laboratoire national de métrologie et d’essais selon son propre référentiel (economie.gouv.fr).

À demander à votre éditeur :

Copie du certificat (PDF signé, n° unique, dates de validité).
Note de version attestant que votre release est bien la version certifiée.
Lettre d’engagement si la certification est en cours (avant 28 février 2026).

Obligations quotidiennes pour l’utilisateur

Paramétrage : activer les options de clôture quotidienne et d’archivage périodique.
Procédures internes : noter la marche à suivre en cas d’erreur de caisse ; interdire toute suppression de ticket.
Conservation des pièces : stocker le certificat + les archives électroniques sur 6 ans (voire 10 ans si rapprochement comptable).
Formation du personnel : briefer caissiers et gestionnaires sur l’usage correct et l’interdiction de toute « vente sans ticket ».

Sanctions encourues en cas de non-conformité

Infraction	Amende	Délai de régularisation
Usage d’un logiciel non certifié	7 500 € par logiciel ou système	60 jours pour se mettre en conformité, sous peine d’une nouvelle amende (umih-niceazurhautpays.com, kpmg.com)
Défaut de présentation du certificat lors d’un contrôle	même sanction	idem

En cas de mauvaise foi caractérisée, l’administration peut appliquer la pénalité de 5 % des recettes non déclarées, voire engager des poursuites pénales (fraude fiscale).

Cas pratique : le café-restaurant « Le Comptoir »

Contexte : établissement parisien équipé d’un logiciel de caisse auto-certifié depuis 2020.

Étape	Action	Coût	Risque évité
Mars 2025	Demande du certificat NF525 auprès de l’éditeur	0 € (inclus dans maintenance)	Amende 7 500 €
Juin 2025	Formation du personnel (2 h)	300 €	Tickets non enregistrés
Janv. 2026	Mise à jour majeure (v. 7.0 certifiée)	450 €	Perte d’historique / faille sécurité

Résultat : conformité garantie avant les contrôles ciblés du secteur CHR annoncés pour 2026.

Checklist express “Conformité Logiciel de caisse 2025-2026”

Identifier le ou les logiciels de caisse utilisés
Obtenir avant 31/08/2025 une attestation ou lancer la certification
Exiger l’engagement écrit de l’éditeur avant 01/09/2025
Vérifier l’obtention du certificat NF525 / LNE avant 01/03/2026
Conserver tous les justificatifs (pdf + backups) ≥ 6 ans
Mettre à jour vos procédures internes & former le personnel
Programmer des audits annuels avec votre expert-comptable

Comment Sunspear Conseils peut vous aider

Audit de conformité logicielle : contrôle des clauses NF525 dans vos contrats
Vérification documentaire & archivage sécurisé sur coffre-fort numérique
Formation anti-fraude pour vos équipes (sur site ou e-learning)
📞 Contactez-nous pour un diagnostic gratuit et recevez votre roadmap personnalisée avant la fin de la période de tolérance !

Conclusion

La fin de l’auto-certification marque un renforcement majeur de la lutte contre la fraude à la caisse. Saisissez cette transition pour fiabiliser vos encaissements, sécuriser vos données et éviter les lourdes pénalités prévues par la loi de finances 2025. Avec un accompagnement adapté, la mise en conformité devient une opportunité d’améliorer vos process et la confiance de vos clients.

Vous avez besoin d'être conseillé ? Contactez-nous !

Logiciels de caisse : vos nouvelles obligations de conformité après la loi de finances 2025

Table des matières

Logiciel ou système de caisse : de quoi parle-t-on ?

Rappel des exigences anti-fraude

Ce que change la loi de finances 2025

Calendrier transitoire officiel

Comment obtenir (ou vérifier) la certification ?

Obligations quotidiennes pour l’utilisateur

Sanctions encourues en cas de non-conformité

Cas pratique : le café-restaurant « Le Comptoir »

Checklist express “Conformité Logiciel de caisse 2025-2026”

Comment Sunspear Conseils peut vous aider

Conclusion

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